Hướng dẫn từng bước cách tạo nhiều thư mục cùng lúc trên Google Drive bằng cách sử dụng tiện ích mở rộng Tiện tích mở rộng để tự động tạo thư mục và file trên Google Drive. Tiện ích này gọi tên là AC2F.

Tại sao cần tạo nhiều thư mục cùng lúc trên Google Drive

Bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian khi tạo nhiều thư mục cùng lúc trong Google Drive. Dưới đây là một ví dụ thực tế.

Giả sử rằng bạn là một nhân viên bán hàng. Đối với mỗi khách hàng tiềm năng, bạn cần tạo một hồ sơ để lưu tất cả các thông tin liên quan đến khách hàng như hợp đồng, hóa đơn, lịch trình cung cấp sản phẩm và dịch vụ, v.v.

Hồ sơ khách hàng của bạn được mô tả như hình dưới đây.

Thông thường, để lập được hồ sơ khách hàng này, bạn sẽ thực hiện quy trình gồm các bước tạo thư mục Khách hàng A; sau đó tạo thư mục hóa đơn, thư mục hợp đồng, thư mục lịch trình; rồi đến các tệp bên trong như tệp hóa đơn, tài liệu hợp đồng.

May mắn thay, bạn có thể tạo toàn bộ hồ sơ khách hàng trong ví dụ trên chỉ với 1 click bằng cách sử dụng một tiện ích bổ sung của Google Sheet tên là Auto create folders and Files. Phần mềm tiện ích này hoàn toàn miễn phí.

So sánh hai cách, có thể thấy rằng sẽ dễ dàng hơn nếu chúng ta có thể tạo nhiều thư mục cùng lúc trên Google Drive.

Bây giờ chúng ta sẽ đi qua từng bước cách tạo nhiều thư mục cùng lúc trong Google Drive dựa theo ví dụ đề cập ở trên.

Cách tạo nhiều thư mục cùng lúc trong Google Drive

Trước tiên, chúng ta cần cài đặt tiện ích Auto create folder and file. Nhấp vào đây để cài đặt Auto create folders and files vào Google Sheet của bạn.

Giả sử bây giờ bạn đã có tiện ích bổ sung này trong Google Sheet. Vì vậy, Google Sheet của bạn sẽ trông như hình dưới đây:

Giả sử tên khách hàng của chúng ta là A. Vì vậy, tên thư mục của khách hàng này là Khách hàng A.

Với mỗi khách hàng, chúng ta cần ba thư mục con khác là hóa đơn, hợp đồng và lịch trình.

Trong mỗi thư mục con này, chúng ta đặt file mẫu (template) của mình vào.

Ví dụ, trong thư mục Hóa đơn, chúng ta sẽ đặt file hóa đơn của khách hàng A này. Tương tự cho các thư mục khác như hợp đồng và lịch trình.

Bây giờ chúng ta sẽ nhập thông tin khách hàng A vào Google Sheet này.

Tại ô F7, nhập: Khách hàng A. Nó đóng vai trò như một thư mục cha.

Tại ô B5:B7, nhập: Hóa đơn, Hợp đồng và Lịch trình.

Tại ô C5:C7, nhập ID của file template của bạn.

Nếu bạn không biết ID của file là gì, hãy xem hình bên dưới:

Bây giờ, chúng ta chỉ cần bấm vào nút tiện ích Mode1: Parent=>Child folder & files. Hồ sơ khách hàng A sẽ được tạo tự động trong Google Drive của chúng ta. Hãy xem ảnh bên dưới:

Chúng ta sẽ được kết quả trong Google Drive như hình dưới đây:

Giờ bạn đã biết cách tạo nhiều thư mục cùng lúc trong Google Drive rồi. Hãy nhớ rằng bạn có thể thay đổi tên thư mục cha và thư mục con cũng như ID file theo mong muốn của bạn.

Nó tiết kiệm rất nhiều thời gian đúng không?

Nếu bạn thích tiện ích này, hãy chia sẻ nó với đồng nghiệp nhé!

Video dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn cách sử dụng tiện ích Auto create folders and files.